Faq

Le domande più frequenti ti offrono una guida semplice e veloce per orientarti nella realtà Eni

Autocandidatura Fornitori per Eni Spa

FASE SUCCESSIVA - Come posso fare per conoscere il mio stato di Qualifica?

Non è possibile verificare il proprio stato di qualifica su eSupplier. Per avere informazioni in merito è necessario rivolgersi alla persona di riferimento indicata nella lettera di qualifica ricevuta al completamento dell’ultimo processo a cui si è stati sottoposti.

FASE SUCCESSIVA - Il processo di Qualifica prevede un costo?

Si, gli importi e le modalità di pagamento vi saranno comunicati all’avvio del Processo di Qualifica.

FASE SUCCESSIVA - In che modo viene attivato il Processo di Qualifica?

In caso di esito positivo della candidatura, la Candidata sarà contattata con una mail all’indirizzo indicato nel questionario come “Contact Person”, al fine di richiedere documenti necessari per il processo di qualifica.

FASE SUCCESSIVA - Quali sono i tempi per l’avvio del Processo di Qualifica?

Le candidature accettate vengono inserite nella pianificazione delle attività di Qualifica e processate in accordo al carico di lavoro ed alle priorità di business che Eni stabilisce.

VALUTAZIONE ED ESITO DELLA CANDIDATURA - Quali sono i tempi di valutazione delle Autocandidature?

Le candidature vengono valutate secondo tempistiche coerenti con le specifiche esigenze di Eni e/o entro i termini di legge previsti nel caso di Gruppi Merce oggetto di pubblicazione a Bando di Qualifica UE.

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - E’ possibile modificare quanto compilato e inviato tramite il questionario?

Il sistema non consente di modificare la documentazione una volta inviata. All’occorrenza Eni contatterà la Candidata per richiedere aggiornamenti e/o documentazione integrativa.

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - Aree geografiche: quali indicare?

E’ necessario indicare le aree geografiche in cui la Candidata è presente in termini di: sedi commerciali/produttive, fornitura di beni/servizi/lavori in uno o più paesi appartenenti alle aree indicate.

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - Quali sono le referenze richieste?

Eni richiede la descrizione dettagliata delle attività svolte dalla Candidata negli ultimi 5 anni, con personale e mezzi propri, di rilevanza significativa rispetto ai Gruppi Merce di candidatura; nel caso si faccia riferimento ad attività svolte in subappalto, in ATI, in Consorzio occorrerà specificare il ruolo e lo specifico contributo della Candidata.

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - Quanti Gruppi Merce possono essere selezionati in fase di candidatura Eni?

Al massimo è possibile selezionare due Gruppi Merce. All’occorrenza Eni valuterà, in fase di qualifica (qualora la candidatura fosse accettata) l’opportunità di valutare la Candidata per ulteriori Gruppi Merce di reciproco interesse.

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - Come individuare i Gruppi Merce corrispondenti alle attività oggetto di candidatura?

Nella sezione “Albero merceologico” del portale eSupplier è disponibile l’Albero Merceologico e la guida di supporto per identificare i Gruppi Merce di interesse

 

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - Come scegliere le attività oggetto di candidatura?

E’ necessario dapprima identificare le attività maggiormente rappresentative del Core Business su cui la Candidata ha maturato esperienze pluriennali significative e per le quali possiede le necessarie autorizzazioni/licenze (qualora previste per lo svolgimento delle attività); successivamente occorre individuare i Gruppi Merce ad esse corrispondenti all’interno dell’Albero Merceologico Eni.

DESTINATARI DELLA CANDIDATURA - Come candidarsi per una consociata estera di Eni?

Laddove su eSupplier Eni è disponibile il portale dedicato (es: Eni Angola, Eni Congo e Eni Ghana), occorre presentare l’Autocandidatura on-line; per le altre consociate occorre rivolgersi direttamente agli uffici di Vendor Management locali.

VALUTAZIONE ED ESITO DELLA CANDIDATURA - Come viene notificato l’esito della valutazione dell’Autocandidatura?

Sia in caso di esito positivo che negativo, viene inviata una mail all’indirizzo indicato nel questionario come “Contact Person”; in caso di esito negativo verranno inoltre fornite le motivazioni del rigetto.

VALUTAZIONE ED ESITO DELLA CANDIDATURA - E’ possibile verificare lo stato in cui si trova la propria Autocandidatura?

Si, è possibile accedendo con le proprie credenziali.

COME COMPILARE IL QUESTIONARIO - Nella Sezione del questionario “Sistemi di gestione” cosa si intende per: a) Totale ore lavorate b) Infortuni c) Giorni lavorativi persi
  1. Per totale ore lavorate si intendono le ore lavorate da tutti i dipendenti in organico.
  2. Per infortuni sul lavoro si intendono le fatalities o gli infortuni registrati, occorsi presso il luogo di lavoro (esclusi quelli in itinere) che provocano almeno un giorno di assenza, in aggiunta a quello di accadimento dell’evento.
  3. Per giorni lavorativi persi si intendono i giorni di assenza derivanti da infortuni sul lavoro (no malattie, ferie, ecc.).
DESTINATARI DELLA CANDIDATURA - Per quali Società del Gruppo Eni sono valide l’Autocandidatura e l’eventuale Qualifica?

Le Autocandidatura e le Qualifiche riferite ad Eni sono valide per: Eni Spa, e a titolo non esaustivo, Versalis, Syndial, Enipower, Rage, Enimed, Eniservizi, Eni Corporate University.

Inoltre, in funzione del profilo della Candidata, Eni verificherà se la stessa possa essere ritenuta di interesse internazionale, piuttosto che locale; in quest’ultimo caso Eni valuterà l’opportunità di indirizzare la candidatura alla Consociata estera di pertinenza.

CHI PUO’ CANDIDARSI - E’ un requisito minimo per Eni avere dei sistemi di gestione certificati?

No, Eni non prevede obbligo di certificazione, ma richiede che la Candidata disponga di un sistema di gestione aziendale interno implementato e conforme alle Norme/Standard Internazionali di riferimento (e.g. ISO 9001, ISO 14001, BS OHSAS 18001 o altre normative applicabili).

CHI PUO’ CANDIDARSI - Ogni quanto è possibile presentare una nuova candidatura?

E’ possibile presentare una nuova candidatura:

  • trascorsi 18 mesi dalla data di accettazione della precedente candidatura o comunque dopo la conclusione del processo di qualifica eventualmente in corso.
  • trascorsi 24 mesi dalla data in cui è stata respinta la precedente candidatura.
CHI PUO’ CANDIDARSI - Una Società già qualificata può presentare Autocandidatura su altri Gruppi Merce?

Si, è possibile richiedere l‘estensione dello stato di qualifica su altri Gruppi Merce compilando il questionario di Autocandidatura. Sulla base delle informazioni raccolte Eni valuterà l’opportunità di estendere le qualifiche già in essere.

CHI PUO’ CANDIDARSI - Quali tipi di raggruppamenti di Imprese possono candidarsi?

Eni sottopone ai processi di qualifica solo raggruppamenti permanenti (es. Consorzi, Cooperative). In questi casi nel questionario di Autocandidatura sarà necessario compilare il dettaglio delle informazioni degli appartenenti al raggruppamento stesso (es. dati anagrafici, fiscali, settore attività) il cui business è riconducibile alle attività oggetto di candidatura.

CHI PUO’ CANDIDARSI - Possono candidarsi le Società di recente costituzione?

Si, purché siano in grado di fornire copia di almeno un bilancio relativo all’esercizio precedente all’anno di candidatura, che abbiano maturato direttamente referenze significative sulle attività oggetto di candidatura, che siano in possesso di idonee autorizzazioni (qualora previste per l’attività oggetto di candidatura) e che dispongano di un sistema di gestione aziendale interno implementato.

Strong Authentication - Modalità di accesso al sistema di gare elettroniche SIA

Esistono delle limitazioni nei caratteri che compongono l’indirizzo e-Mail?

Si. L'indirizzo e-Mail non può contenere al suo interno alcuni caratteri speciali, come per esempio l’apostrofo oppure la “&”.

Posso richiedere la registrazione di due Contact Person con lo stesso indirizzo e-Mail?

No. L'indirizzo e-Mail dovrà essere univoco per tutte le Contact Person richieste, e distinto rispetto eventuali utenze “Consumer” già in uso.

Perché il sistema mi comunica che le credenziali dell’OTP sono in stato disabilitato?

Le motivazioni possono essere le seguenti:

  1. È stato inserito per 5 volte un OTP errato oppure con degli spazi dopo il numero
  2. È stato inserito per 5 volte un OTP scaduto (la validità di un OTP è di 10 minuti)
  3. L’OTP ricevuto via mail o SMS non è stato inserito nella videata corretta

Si consiglia di chiudere il browser, attendere 10 minuti ed accedere nuovamente al sistema, richiedendo un nuovo OTP.

Se attivo la ricezione dell’OTP via SMS, posso continuare a richiedere l’OTP via MAIL?

Si. Attivando la ricezione dell’OTP tramite SMS, l’utente potrà continuare a richiedere l’OTP anche via MAIL.

Come faccio a comunicare il numero di cellulare su cui ricevere la One Time Password (OTP)?

Inviare una mail al Service Operations Support, tramite l’indirizzo mail utilizzato per accedere al sistema, con il numero di cellulare su cui si desidera ricevere l’OTP.

Al termine dell’attività, il sistema invierà una mail di conferma.

Quante volte posso utilizzare la One Time Password (OTP)?

La One Time Password (OTP) può essere utilizzata per un solo accesso e ha una validità temporale di 10 minuti.

Posso utilizzare un qualsiasi browser per accedere al sistema?

No. I browser supportati sono IE10, IE11 e Mozilla Firefox (per maggiori dettagli visualizzare il documento relativo requisiti tecnici)

La One Time Password (OTP) può essere richiesta solo tramite MAIL?

No. Può essere richiesta anche via SMS, comunicando preventivamente il numero di cellulare su cui riceverla.

Posso memorizzare il link per accedere al sistema di gare elettroniche tra i “preferiti”?

No. L’accesso al sistema di gare elettroniche “ENI Global Procurement” deve essere effettuato tramite il portale eSupplier

Fatturazione

Che cos'è il servizio ENIFTP?

Il servizio ENIFTP è il sistema di trasmissione dati tra terminali remoti, basato su protocollo SFTP (Secure File Transfer Protocol), adottato da Eni per gestire l'integrazione A2A (Application to Application) tra i sistemi delle controparti ed il Portale.

Questo canale trasmissivo, alternativo al canale standard, può essere scelto dal fornitore per casistiche di fatturazione che comportino volumi consistenti di dati.

Tale servizio consente la trasmissione delle fatture in conformità con le regole tecniche e di sicurezza adottate all'interno di circuiti chiusi, che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.

I dettagli relativi al servizio sono consultabili nel documento "Specifiche Tecniche di trasmissione fatture al Portale Fatturazione Elettronica" della sezione " Documenti". Per l'attivazione dello stesso sarà necessario compilare il "Modulo di attivazione" presente tra i documenti della sezione "Fatturazione”.

Come posso trasmettere una fattura ad Eni?

I fornitori italiani possono trasmettere le ad Eni secondo un tracciato dati strutturato (cd "Eni e-fatt"). I fornitori esteri e quelli italiani che non volessero usare la soluzione "Eni e-fatt" possono, previo accordo specifico con Eni e sempre attraverso apposita funzionalità del Portale trasmettere un documento PDF, corredato delle informazioni necessarie ed obbligatorie per consentire la registrazione della fattura nei sistemi contabili Eni.

Infine, per quei fornitori che non sono dotati di servizi per la trasmissione di fatture in formato elettronico, è prevista la possibilità di imputare manualmente i dati di fatturazione attraverso apposito form on line. Inoltre per casistiche di fatturazione che comportino volumi consistenti di dati, è possibile la trasmissione delle fatture attraverso un canale di trasmissione diretto (SFTP), alternativo al canale standard.

I relativi dettagli e le specifiche tecniche di ciascuna modalità qui descritta sono consultabili tra i documenti disponibili nella sezione “Fatturazione” del portale.

Cos'è "Eni e-Fatt"?

"Eni e-fatt" è il tracciato dati XML "strutturato" che deve essere utilizzato dai fornitori italiani per l'invio delle fatture ad Eni; il tracciato è analogo a quello previsto per la Pubblica Amministrazione, con alcune minori specificità, atte a consentire la registrazione della fattura nei sistemi amministrativi di Eni. Le fatture secondo tracciato "Eni e-fatt" possono anche essere trasmesse apponendo la firma elettronica qualificata o digitale.

Le informazioni sul tracciato, le differenze rispetto al XML PA e le istruzioni di compilazione sono consultabili tra i documenti della sezione "Fatturazione”

Le fatture dovranno essere firmate digitalmente?

No, ma è un'opzione del fornitore quella di trasmettere le fatture secondo tracciato "Eni e-fatt" anche con apposta firma elettronica qualificata o digitale; tale opzione non è applicabile per le eventuali fatture trasmesse in formato PDF o tramite editing on line.

Le fatture inviate con firma digitale sono archiviate come tali, attraverso il processo di conservazione digitale, meglio conosciuta come conservazione sostitutiva. La conservazione digitale, procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico ed equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei.

I relativi dettagli e le specifiche tecniche del processo qui descritto sono consultabili nel documento Specifiche Tecniche di trasmissione fatture al Portale Fatturazione elettronica tra i documenti della sezione "Fatturazione”.

Vengono effettuati dei controlli di qualità del dato?

Il Portale, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici al caricamento e successivo inoltro al soggetto Eni destinatario della fattura.

Il controllo avviene in tempo reale al momento del caricamento del file affinché il fornitore possa avere immediato riscontro sulla fattura caricata o un riscontro differito nel caso di utilizzo del servizio ENIFTP.

Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario della fattura.

I dettagli sulla natura e sulle modalità di controllo effettuati sono consultabili nel documento "Specifiche Tecniche di trasmissione fatture al Portale Fatturazione Elettronica" presente tra i documenti della sezione "Fatturazione”.

A chi posso rivolgermi per problemi relativi alla Fatturazione?

Fai riferimento alla casella di posta fatturaelettronica@eni.com.

In caso di fusione o incorporazione della mia azienda, cosa devo fare?

Puoi chiedere supporto inviando una mail alla casella di posta SEGNALAZIONI.FORNITORI@eni.com

Quali funzionalità ho a disposizione nel servizio fatturazione?

Accedendo al servizio fatturazione sarà possibile:

  • Trasmettere le fatture in formato elettronico ad Eni e relative partecipate
  • Visualizzare in tempo reale lo stato di lavorazione delle proprie fatture
  • Visualizzare i dettagli degli avvenuti pagamenti
  • Visualizzare e richiedere, con le appropriate protezioni e tutele, la modifica di alcuni dati anagrafici
  • Accedere alle comunicazioni di propria competenza
Riceverò ancora gli Avvisi di Pagamento?

No, in quanto le informazioni correlate agli stati fatture incluse le informazioni sul relativo pagamento saranno direttamente consultabili nella sezione Fatturazione del Portale nell'apposita funzione dedicata alla "Visualizzazione avvisi di pagamento".

Accesso a Portale Eni eSupplier

Posso utilizzare un qualsiasi browser per accedere al portale Eni eSupplier?

No. I browser supportati per navigare sul portale sono Internet Explorer 11, Chrome 31 o superiore, Firefox 38 o superiore, Safari 7 o superiore.

Tuttavia, per l’accesso ai singoli applicativi collegati al portale, fai riferimento ai documenti Requisiti tecnici specifici.

Cos'è il Portale Eni ESupplier?

ll Portale Eni ESupplier è uno strumento web based per la gestione dei rapporti tra le funzioni aziendali delle Società Eni e i Fornitori, con particolare attenzione ai processi di procurement e amministrativi

La mia utenza è bloccata: cosa posso fare?

L'utenza viene bloccata nel caso venga inserita una password errata per cinque volte consecutive o in caso di mancato accesso al Portale per un periodo superiore a 180 giorni.

Nel caso si verificasse questa evenienza, puoi contattare il SERVICE OPERATIONS SUPPORT

(Tel. +39 02 3700 6070 o E-mail: ebusiness.support@eni.com).

Perché registrarsi

La registrazione al Portale Eni eSupplier consente ai fornitori di Eni di effettuare scambi di documenti e informazioni necessarie nei processi di qualifica, gara, assegnazione e gestione dei contratti e fatturazione con le Società Eni.

Come registrarsi

La registrazione di ogni fornitore al portale Eni eSupplier avviene in due step successivi:

  1. La definizione di un MASTER per la società (vedi definizione)
  2. L’abilitazione dei singoli utenti a cura del MASTER, con l’attivazione dei relativi profili.

Il MASTER, dovrà registrarsi a sistema e fornire la documentazione richiesta come specificato nel manuale di "Registrazione Master", scaricabile dalla sezione “cos’è Eni eSupplier e come aderire” raggiungibile dalla home page pubblica.

Cos’è l’utente MASTER?

Il MASTER è un dipendente incaricato dal legale rappresentante del fornitore per l’attività di creazione e attribuzione della profilazione di tutti gli utenti della propria società che devono svolgere attività nei processi gestiti a portale.

Ho bisogno di una nuova utenza: cosa posso fare?

Se per la tua azienda esiste già un master, è possibile rivolgersi a lui per la creazione dell’utenza, in alternativa è necessario iniziare il processo di registrazione del master

Esistono delle limitazioni nei caratteri che compongono l’indirizzo e-mail?

Si. L'indirizzo e-Mail non può contenere al suo interno alcuni caratteri speciali, come per esempio l’apostrofo oppure la “&”.

Cosa posso fare se non ricordo la password associata al mio indirizzo e-mail?

È possibile richiedere in autonomia il reset della password tramite l’opzione “Password dimenticata?” presente nella prima videata di autenticazione; riceverai una mail con una password iniziale da modificare al primo accesso.

Non ricordo la userID per accedere al Portale: cosa posso fare?

La userID corrisponde all’indirizzo mail fornito in fase di attivazione. In caso di necessità puoi chiedere supporto inviando una mail alla casella di posta ebusiness.support@eni.com